HUISHOUDELIJK REGLEMENT vzw

Artikel 1

Algemene bepalingen

1.     De vereniging genaamd KONINKLIJKE SPORTVERENIGING VLUG VOORUIT vzw is gevestigd te Merksem, Fortsteenweg 1.

2.     Het huishoudelijk  reglement is van toepassing in onverbre­kelijke samen­hang met de meest recente versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de griffie van de rechtbank van koophandel zijn neergelegd.

Artikel 2

Leden

De vereniging bestaat uit toegetreden leden, werkende leden, steunende leden en ereleden.

1.     Werkende leden: elke persoon die de doelstellingen en filosofie van de vzw nastreeft én zich daar ook daadwerkelijk zal voor inzetten, kan zich kandidaat stellen als werkend lid van de vzw.

2.     Steunende leden zijn lid om te kunnen genieten van de bedrijvigheid van de vereniging, maar nemen op geen enkele manier of zeer beperkt deel aan het "beheer" van de vzw.

3.     Ereleden zijn personen, die zich jegens de vereniging bijzonder verdien­stelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur de titel van erelid verkregen hebben. Zij hebben geen verplichtin­gen meer jegens de verenigen maar, zij hebben echter wel alle rechten van de leden.

4.     Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel "ere­voorzitter" is verleend

Artikel 3

Het lidmaatschap

1.     De kandidaat-leden kunnen aansluiten bij één of meerdere afdelingen van de club

2.     De officiële afdelingen zijn:  biljart, petanque, tafeltennis, tennis en voetbal.

3.     De aanmelding gebeurt door invulling, dagtekening en onder­tekening van een door de secretaris te verstrekken aan­mel­dingsformulier, waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), adres, geboor­tedatum, tele­foonnummer en e-mailadres.

4.     Voor jeugdleden dient het formu­lier mede ondertekend te worden door de wettelijke vertegen­woordi­ger.

5.     De kosten voor de aansluiting van leden worden door het bestuur van de afdelingen vastge­steld.

6.     Deze kosten dienen bij de inlevering van het aanmeldingsformulier te worden voldaan.

7.     Het bestuur van de afdeling draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden, waar nodig, aangemeld bij de sportfederatie(s) waaronder de afdeling ressorteert.

Artikel 4

Fair Play

Ieder lid wordt geacht om de fair play regels toe te passen.

1. Speel sportief: speel om te winnen, maar wees waardig in het verlies.
2. Respecteer je tegenstanders, je ploegmaats, de scheidsrechter, de officials, de trainers, de vrijwilligers en de supporters.
3. Verwerp corruptie, doping, drugs, racisme en geweld.

Artikel 5

Rechten en plichten van leden

Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten:

1.     Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvan­gen.

2.     Zij hebben het recht om deel te nemen aan de activiteiten van de afdelingen.

3.     Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de ledenver­ga­deringen van de afdelingen.

4.     Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.

5.     Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behan­delen of te onder­zoe­ken en over het resultaat van de behandeling en/of het onder­zoek bericht te geven.

6.     Zij hebben de plicht het be­stuur in kennis te stellen van de verandering van hun adresgegevens.

7.     Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van het lidgeld van elke afdeling waar ze bij aangesloten zijn..

8.     Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging en daarnaast ook van de richtlijnen opgesteld door de federatie.

Artikel 6

Rechten en plichten van de afdelingen

1.     Elke afdeling benoemt een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.

2.     Dit bestuur kan aangevuld worden met bijkomende bestuursleden, nodig om de taken van de afdeling te vervullen.

3.     Het bestuur van een afdeling kan uitgaven goedkeuren tot een bedrag van 500€ indien deze uitgave specifiek gericht is voor gebruik binnen de afdeling. Andere aankopen dienen eerst goedgekeurd binnen het Dagelijks Bestuur en/of binnen de Raad van Bestuur.

Artikel 7

Straffen

1.     In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.

2.     Het bestuur van elke afdeling is bevoegd om, met inachtneming van het begin­sel van hoor en weder­hoor, naast een straf welke aan een speler of ander lid wordt gegeven door de tuchtcommissie van de federatie, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.

3.      Bij een beslissing als bedoeld in punt 2 van artikel 6 heeft het desbetreffen­de lid een beroepsmoge­lijkheid bij de Raad van Bestuur van de vereni­ging. Dit beroep dient, 3 maanden na het opleggen van de straf, aanhan­gig te worden gemaakt bij de Raad van Bestuur middels aangete­kend schrij­ven te richten aan de algemeen voorzitter van de vereni­ging.

4.     Na ontvangst door de voorzitter van het aangetekend schrijven, kan het lid gehoord worden tijdens de eerstvolgende vergadering van de Raad van Bestuur.

Artikel 8

Bestuur

1.     De raad van bestuur  bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een pen­ning­meester, een kantinebeheerder en de voorzitters van de sportafdelingen, die allen meerderjarig moeten zijn.

2.     Onder het bestuur valt, onverminderd  het bepaalde  in de statuten, elders in het huishoudelijk regle­ment of in andere reglementen:

1.     de algemene leiding van zaken;

2.     de uitvoering van de door de algemene vergade­ring genomen beslui­ten;

3.     het toezicht op de naleving van de statuten en regle­men­ten;

4.     benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoe­ve van de vereniging.

3.     Het bestuur vergadert tenminste één keer per maand volgens een vooraf vastge­steld rooster, met uitzondering van de maan­d juli. Daarenbo­ven verga­dert het be­stuur zo dikwijls als de voorzitter of tenmin­ste leden van het be­stuur zulks wensen.

4.     Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de be­stuursle­den te zijn. Een extra verga­dering op verzoek van be­stuursleden dient binnen maximaal één

week te worden belegd.  

5.     Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de be­stuursleden aanwezig is.

Artikel 9

Het dagelijks bestuur

1.     De beheerders namelijk  de voorzitter, de secretaris,de penningmeester en de kantinebeheerder vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergade­ring kunnen worden uitgesteld. Het is gemachtigd uitgaven goed  te keuren tot een maximum bedrag van 1.250,00 €. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende be­stuurs­vergade­ring mede.

2.     Taken van de voorzitter:

1.     geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele vereni­gingsleven;

2.     is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woord­voer­der, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurs­lid heeft overge­dragen.

3.     Taken van de secretaris:

1.     voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, onderte­kent alle van hem uitgaande stukken, is ver­plicht afschriften ervan te houden en deze evenals de inge­komen stukken te bewaren.

2.     heeft het beheer over het archief en is aan­sprakelijk voor goederen die hem vanuit de vereniging zijn toever­trouwd;

3.     zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;

4.     zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvul­lin­gen in de statuten en reglementen

5.     houdt een lijst bij, waarin de na­men en adres­sen van alle leden  zijn opgeno­men.

4.     Taken van de penningmeester:

1.     beheert de gelden van de vereniging;

2.     zorgt voor het innen van de aan de vereniging toeko­mende gel­den en draagt zorg voor alle door het be­stuur en de algeme­ne vergadering goedge­keurde uitgaven;

3.     houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;

4.     voert de briefwisseling, voor zover deze be­trekking heeft op de uitvoe­ring van de in de voorgaande punten van dit artikel vermelde ta­ken, ondertekent alle van hem uitgaande stuk­ken, is verplicht afschrif­ten te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder ge­noemde taken betrekking hebben­de ingekomen stukken te bewaren;

5.     brengt in de raad van bestuur verslag uit van de finan­ciële toestand en legt daarbij, tijdens de algemene vergadering, over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelo­pen vereni­gingsjaar en een begroting voor het komende verenigings­jaar.

5.     Taken van de kantineverantwoordelijke:

1.     doet het stockbeheer en de bestellingen van alle consumptiegoederen die in de kantine verkocht worden.

2.     organiseert de toogdiensten gedurende de weekdagen

3.     zorgt voor het onderhoud en/of herstellingen van de technische installaties

4.      zorgt dat gelijk welk VV-materiaal dat uitgeleend wordt, genoteerd wordt op een daarvoor bestemd formulier en gecheckt wordt bij teruggave. Beschadiging, breuk of niet terugbrengen van het materiaal dient vergoed of vervangen te worden door de ontlener. Materiaal kan uitgeleend worden alleen aan leden van VV.

5.     neemt deel aan de vergaderingen van het dagelijks bestuur en de raad van bestuur.

Artikel 10

Verkiezing van de beheerders

1.     Iedere beheerder treedt uiterlijk 3 jaar na zijn verkie­zing af en is herkiesbaar indien hij/zij dat wenst.

2.     Een kandidaatstelling dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden en dient vergezeld te gaan van een ondertekende bereid­heidsverklaring van de desbetreffende kandidaat eventu­eel onder vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.

Artikel 11

Kostenvergoedin­gen

Het bestuur is bevoegd om aan de leden gemaakte kosten van vervoer en verblijf te vergoeden.

Artikel 12

Gebouwen van de vereniging

1.     De vereniging draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.

2.     Het clubhuis is gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor de leden toeganke­lijk. Van deze regeling wordt aan de leden mededeling gedaan. Buiten de openingsuren zijn alleen mensen met een specifieke opdracht toegelaten. Er kan enkel van worden afgeweken bij door het bestuur goedgekeurde evenementen.

3.     Dieren (honden) zijn toegelaten buiten de kantine maar worden steeds aan de leiband gehouden.  Op de sportterreinen, in de kantine, in de kleedkamers, het sanitair en in de keuken zijn dieren niet toegelaten.

Artikel 13

Consumpties

1.     Consumpties worden besteld en afgehaald aan de toog en worden contant of met V.V.-drankbonnetjes betaald. Deze bonnetjes worden verkocht uitsluitend aan VV-leden. Het leeggoed wordt spontaan teruggebracht naar de bar.

2.     Er is geen krediet mogelijk.

3.     Het is niet toegestaan zelf meegebrachte alcoholhoudende drank in de kantine of op het terras te gebruiken.

4.     Danken bestellen kan tot een half uur voor sluitingstijd.

Artikel 14

Kantinediensten

1.     Personen die kantinedienst verrichten moeten ten minste 18 jaar oud zijn.

2.     Onder de zestien jaar mag men zich niet achter de toog begeven.

3.     Alle praktische informatie over de kantinediensten zitten vervat in het document “Kantinedienstinformatie”

Artikel 15

Keuken

1.     De keuken dient na gebruik opgeruimd en proper gemaakt te worden. De werkvlakken dienen gereinigd met heet water en detergent. Het keukengerei wordt afgewassen.

2.     Om hygiënische redenen mogen geen bederfbare overschotten achtergelaten worden.

3.     Gasflessen, aanmaakblokjes, brandalcohol mogen zich niet in de keuken bevinden.

Artikel 16

Rookverbod

In het clubgebouw is het verboden te roken volgens het “KB tot het verbieden van roken in openbare plaatsen”, besluit van 13 december 2005. 

Artikel 17

Parking

Volgende maatregelen garanderen de vrije doorgang van de hulpdiensten

1.     Parkeren kan alleen binnen de gemarkeerde plaatsen.

2.     Ter hoogte van de ingang en de voetbal- kleedkamers mag alleen gelost en/of geladen worden.

3.     Fietsen worden geplaatst in de daartoe bestemde rekken.

Artikel 18

Aansprakelijkheid van de leden

Elk lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroor­zaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt,  tenzij het tegendeel door de betrok­kene(n) kan aange­toond worden.

Artikel 19

Verzekering

1.     Alle leden van de vereniging, die in regel zijn met hun lidmaatschap, zijn verzekerd tegen lichamelijke  ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. Deze verzekering geldt voor alle activiteiten die door de vereniging worden ingericht.

2.     Bij activiteiten gehouden buiten de terreinen van de club, dient een week van te voren de deelnemerslijst doorgegeven te worden aan de verzekering.

3.     Bij ongeval moet de betrokkene én de leiding van de aan gang zijnde activiteit de secretaris van    de afdeling binnen de 24 uur op de hoogte brengen. De secretaris helpt bij de administratieve afhandeling en opvolging van de dossiers.

Artikel 20

Sponsoring

Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.

Artikel 21

Wijziging van het huishoudelijk reglement

1.     Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de raad van bestuur.

2.     Het gewijzigde reglement wordt tenminste 14 dagen voor de algemene vergadering, samen met de agenda, aan de werkende leden die uitgenodigd worden op de algemene vergadering, toegezonden.

Artikel 22

Privacy

De vereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming is met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in de privacyverklaring;

1.     De privacyverklaring is beschikbaar en gekend door alle leden.

2.     Alle leden en bestuursleden dienen de privacyverklaring na te leven.

Artikel 23

Slotbepalingen

1.     Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.

2.     Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig moge­lijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.